Reparar un archivo Excel dañado: los cuatro pasos gratis antes de comprar nada

Excel abre el archivo y anuncia que es ilegible, o no abre nada en absoluto. Antes de comprar un software de reparación, cuatro cosas no cuestan nada y resuelven la mayoría de los casos.

Primero: ¿dañado o simplemente sin guardar?

Son problemas distintos con respuestas distintas, y la diferencia ahorra mucho esfuerzo inútil.

Dañado significa que el archivo existe y su contenido está estropeado. Sin guardar significa que el archivo que buscas nunca llegó a escribirse en el disco, normalmente tras un cierre inesperado o un aviso que se cerró demasiado rápido. Si ese es tu caso, el camino pasa por la recuperación automática y la carpeta temporal, que tratamos en recuperar un archivo Excel no guardado.

Hay un tercer caso que conviene nombrar porque parece corrupción sin serlo: un archivo de 0 bytes. Nunca se escribió nada, así que no hay nada que reparar. Ese es un asunto de recuperación, no de reparación.

La solución gratis más rápida suele ser una versión anterior

La gente corre a las herramientas de reparación antes de comprobar si ya existe una copia intacta, y muy a menudo existe.

Si el libro está en OneDrive o SharePoint, abre el historial de versiones del archivo en la interfaz web y restaura la última versión que se abría bien. En Windows, haz clic derecho sobre el archivo, elige Propiedades y luego Versiones anteriores, que lista puntos de restauración y copias del historial de archivos si alguno está activado.

Son treinta segundos y devuelve un archivo realmente intacto en vez de una reconstrucción parcial. Pruébalo antes que nada.

La función Abrir y reparar de Excel, y el recurso que casi nadie usa

Excel incluye una rutina de reparación que no está en el menú principal.

Abre primero Excel vacío, después Archivo y Abrir. Selecciona el libro dañado pero no hagas doble clic: pulsa la flecha pequeña junto al botón Abrir y elige Abrir y reparar. Excel ofrece Reparar, que intenta conservar fórmulas y formato, y si falla ofrece Extraer datos, que saca los valores y descarta lo demás.

Extraer datos es la opción que se salta porque suena a derrota. A menudo no lo es. Recuperar las cifras como valores, sin fórmulas, suele valer mucho más que no recuperar nada, y con frecuencia es el paso que funciona cuando Reparar no.

Dos ajustes ayudan antes de intentarlo. Pon el cálculo en manual en Fórmulas y Opciones de cálculo, para que abrir el archivo no dispare de inmediato un recálculo que vuelva a hacerlo fallar, e inicia Excel en modo seguro con excel /safe para que ningún complemento interfiera.

Un .xlsx es un archivo ZIP, y eso cambia lo que es posible

Esta es la parte que convierte un callejón sin salida en una inspección, y casi nadie la prueba.

Desde el formato OOXML, un archivo .xlsx es un contenedor ZIP que guarda partes XML. Copia el archivo, renombra la copia a .zip y ábrela con cualquier herramienta de archivo. Dentro encontrarás xl/worksheets/sheet1.xml y sus vecinos, además de xl/sharedStrings.xml, que contiene el texto.

Lo que eso te dice vale los dos minutos. Si el archivo comprimido se abre y el XML de la hoja es legible, tus datos están intactos y el problema está en el contenedor o en una parte que Excel necesita para arrancar. Si el propio comprimido se niega a abrirse, el daño está en la estructura ZIP, y una herramienta de reparación de ZIP a veces reconstruye lo suficiente del directorio central para volver a cargar el archivo.

Incluso en el peor caso, un comprimido que se abre significa que puedes leer los valores a mano en el XML. Es tedioso y no es elegante, pero un sheet1.xml legible quiere decir que las cifras no están perdidas.

LibreOffice Calc abre archivos que Excel rechaza

LibreOffice es más tolerante que Excel con un OOXML mal formado, y probarlo no cuesta nada.

Instálalo, abre el libro dañado y, si carga, guarda de inmediato en un archivo nuevo. Recuperar un libro así a veces pierde macros o algún tipo de gráfico exótico, pero los datos de las hojas y las fórmulas suelen sobrevivir. Cuando Excel declara el archivo ilegible y LibreOffice lo abre sin quejarse, el archivo nunca estuvo realmente destruido.

Lo que ninguna herramienta puede hacer, y lo que cuesta de verdad la reparación en línea

Seamos claros con el límite. Si los bytes que contenían tus celdas fueron sobrescritos, ninguna herramienta de reparación los reconstruye. Un software solo puede rehacer estructura alrededor de datos que siguen en el disco; no puede inventar contenido que ya no está. Cualquier producto que prometa lo contrario vende una esperanza.

La opción cómoda además tiene un coste. Los servicios de reparación en línea exigen que subas el libro, lo que para una hoja con salarios, listas de clientes o previsiones equivale a entregar datos de empresa a un tercero que no has auditado. Para cualquier cosa confidencial, eso solo los descarta, sea cual sea su tasa de éxito.

Si el archivo no está dañado sino ausente

Todo lo anterior supone que el archivo sigue ahí. Si el libro se borró, si el disco se formateó o si una carpeta desapareció, reparar es la herramienta equivocada y de lo que se trata es de recuperar: buscar en el dispositivo datos cuya entrada de directorio ya no existe.

La misma distinción vale para los otros formatos de esta serie: un PDF dañado y un JPEG dañado tienen cada uno sus trucos ligados a su estructura, y comparten esta regla. La reparación actúa sobre archivos que existen. La recuperación actúa sobre archivos que ya no.