Beschädigte Excel-Datei reparieren: die vier kostenlosen Schritte, bevor Sie etwas kaufen

Excel öffnet die Datei und meldet, sie sei unlesbar, oder öffnet gar nichts. Bevor Sie Reparatursoftware kaufen, kosten vier Dinge nichts und klären die meisten Fälle.

Zuerst: beschädigt oder einfach nicht gespeichert?

Das sind verschiedene Probleme mit verschiedenen Antworten, und die Unterscheidung spart viel vergebliche Mühe.

Beschädigt heißt, die Datei existiert und ihr Inhalt ist kaputt. Nicht gespeichert heißt, die gesuchte Datei wurde nie auf die Platte geschrieben, meist nach einem Absturz oder einem zu schnell weggeklickten Hinweis. Trifft das zu, führt der Weg über die AutoWiederherstellung und den temporären Ordner, was wir unter eine nicht gespeicherte Excel-Datei wiederherstellen behandeln.

Es gibt einen dritten Fall, den man benennen sollte, weil er wie Beschädigung aussieht und keine ist: eine Datei mit 0 Byte. Es wurde nie etwas geschrieben, also gibt es nichts zu reparieren. Das ist eine Frage der Wiederherstellung, nicht der Reparatur.

Die schnellste kostenlose Lösung ist meist eine frühere Version

Man greift zu Reparaturwerkzeugen, bevor man prüft, ob längst eine unversehrte Kopie existiert, und sehr oft existiert sie.

Liegt die Arbeitsmappe in OneDrive oder SharePoint, öffnen Sie den Versionsverlauf der Datei in der Weboberfläche und stellen Sie die letzte Version wieder her, die sich sauber öffnen ließ. Unter Windows klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Eigenschaften und dann Vorgängerversionen, wo Wiederherstellungspunkte und Kopien des Dateiversionsverlaufs aufgeführt sind, sofern eines von beiden aktiv ist.

Das dauert dreißig Sekunden und liefert eine wirklich unbeschädigte Datei statt einer teilweisen Rekonstruktion. Probieren Sie es vor allem anderen.

Excels eigenes Öffnen und Reparieren, und der Ausweg, den fast niemand nutzt

Excel bringt eine Reparaturroutine mit, die nicht im Hauptmenü steht.

Öffnen Sie zuerst Excel leer, dann Datei und Öffnen. Wählen Sie die beschädigte Arbeitsmappe aus, aber doppelklicken Sie nicht: klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen und wählen Sie Öffnen und reparieren. Excel bietet Reparieren an, was Formeln und Formatierung zu erhalten versucht, und falls das scheitert Daten extrahieren, was Werte herausholt und alles andere fallen lässt.

Daten extrahieren ist die Option, die man überspringt, weil sie nach Niederlage klingt. Oft ist sie keine. Die Zahlen als Werte zurückzubekommen, ohne Formeln, ist meist weit besser als gar nichts, und häufig ist es der Schritt, der funktioniert, wenn Reparieren versagt.

Zwei Einstellungen helfen vorher. Stellen Sie die Berechnung unter Formeln und Berechnungsoptionen auf manuell, damit das Öffnen nicht sofort eine Neuberechnung auslöst, die die Datei erneut abstürzen lässt, und starten Sie Excel im abgesicherten Modus mit excel /safe, damit kein Add-in dazwischenfunkt.

Eine .xlsx ist ein ZIP-Archiv, und das ändert, was möglich ist

Das ist der Teil, der aus einer Sackgasse eine Untersuchung macht, und fast niemand probiert ihn.

Seit dem OOXML-Format ist eine .xlsx-Datei ein ZIP-Container mit XML-Teilen. Kopieren Sie die Datei, benennen Sie die Kopie in .zip um und öffnen Sie sie mit einem beliebigen Archivprogramm. Darin finden Sie xl/worksheets/sheet1.xml und dessen Geschwister sowie xl/sharedStrings.xml, das den Text enthält.

Was Ihnen das sagt, ist die zwei Minuten wert. Öffnet sich das Archiv und ist das Sheet-XML lesbar, sind Ihre Daten unversehrt, und das Problem liegt im Container oder in einem Teil, den Excel zum Starten braucht. Weigert sich das Archiv selbst, liegt der Schaden in der ZIP-Struktur, und ein ZIP-Reparaturwerkzeug baut manchmal genug vom zentralen Verzeichnis wieder auf, damit die Datei wieder ladbar wird.

Selbst im schlimmsten Fall bedeutet ein offenes Archiv, dass Sie die Werte im XML von Hand auslesen können. Das ist mühsam und nicht elegant, aber ein lesbares sheet1.xml heißt, dass die Zahlen nicht verloren sind.

LibreOffice Calc öffnet Dateien, die Excel verweigert

LibreOffice ist toleranter gegenüber fehlerhaftem OOXML als Excel, und ein Versuch kostet nichts.

Installieren Sie es, öffnen Sie die beschädigte Arbeitsmappe, und wenn sie lädt, speichern Sie sofort in eine neue Datei. So gerettete Arbeitsmappen verlieren mitunter Makros oder einen exotischen Diagrammtyp, aber die Blattdaten und die Formeln überleben in der Regel. Wenn Excel die Datei für unlesbar erklärt und LibreOffice sie klaglos öffnet, war die Datei nie wirklich zerstört.

Was kein Werkzeug kann, und was Online-Reparatur wirklich kostet

Zur Grenze soll man deutlich sein. Wurden die Bytes Ihrer Zellen überschrieben, rekonstruiert sie kein Reparaturwerkzeug. Software kann nur Struktur um Daten herum wiederaufbauen, die noch auf der Platte liegen; sie kann keinen verschwundenen Inhalt erfinden. Jedes Produkt, das anderes verspricht, verkauft eine Hoffnung.

Die bequeme Option hat außerdem einen Preis. Online-Reparaturdienste verlangen, dass Sie die Arbeitsmappe hochladen, was bei einer Tabelle mit Gehältern, Kundenlisten oder Prognosen bedeutet, Unternehmensdaten an einen ungeprüften Dritten zu geben. Für alles Vertrauliche schließt das sie allein schon aus, unabhängig von der Erfolgsquote.

Wenn die Datei nicht beschädigt, sondern verschwunden ist

Alles oben setzt voraus, dass die Datei noch da ist. Wurde die Arbeitsmappe gelöscht, das Laufwerk formatiert oder ist ein Ordner verschwunden, ist Reparatur das völlig falsche Werkzeug und es geht um Wiederherstellung: die Suche auf dem Gerät nach Daten, deren Verzeichniseintrag fehlt.

Dieselbe Unterscheidung gilt für die anderen Formate dieser Reihe: ein beschädigtes PDF und ein beschädigtes JPEG haben je eigene, strukturbedingte Kniffe und teilen diese eine Regel. Reparatur wirkt auf Dateien, die existieren. Wiederherstellung wirkt auf Dateien, die es nicht mehr tun.